Что подготовить в компании, чтобы заработало управление ИТ-активами?

Для организации управления ИТ-активами «навести порядок» только в ИТ однозначно недостаточно.

Почему? Для рождения полноценного управления ИТ-активами должно быть организовано целостное взаимодействие многих бизнес-подразделений компании между собой, взаимодополняющих друг друга нужными данными и информацией по ИТ-активам.

Давайте попробуем разобраться, промоделировать как разные подразделения компании могут участвовать в общей деятельности по использованию и управлению ИТ-активами на протяжении всего их жизненного цикла. Попробуем рассмотреть некоторый «среднестатистический» пример. Полагаю, понятно, что рассматриваемый пример не относится к какой-то определенной отрасли, постараемся его взять обобщенным, приемлемым для большинства российских организаций.

Давайте будем рассматривать примем жизненного цикла (ЖЦ) для аппаратных ИТ-активов:
«Планирование» -> «Закупка» -> «Ввод в эксплуатацию» -> «Эксплуатация» -> «Вывод из эксплуатации» -> «Утилизация или передача 3м лицам».

Теперь попробуем рассмотреть, какие бизнес-подразделения и как конкретно могут участвовать на разных фазах данного ЖЦ. Понятно, что в организациях зона ответственности бизнес-подразделений может быть разная, но, давайте попробуем взять некоторый пример, чтобы промоделировать и прочувствовать «общую картину»

Итак, начинаем с фазы «Планирование» и будем двигаться дальше последовательно, до завершения ЖЦ наших аппаратных ИТ-активов. Для этого нам однозначно нужны следующие шаги, выполняемые конкретными бизнес-подразделениями компании:

2) ИТ. Для обеспечения планов развития бизнеса, ИТ надо это спланировать доступность и достаточность необходимых ИТ-ресурсов (ИТ-активов). ИТ важно понимать, что у нас есть сейчас в ИТ-инфраструктуре, что скоро выйдет из эксплуатации, какие планы развития ИТ, что у есть на складах и др. На выходе предварительная смета на желаемую закупку ИТ-активов. При этом, ИТ - уже начинает вести учёт планируемых к поставке ИТ-активов, надо предупредить склад о резервировании мест для складирования закупаемых ИТ-активов.

3) Финансисты. Да, есть планы бизнеса, которые рождают планы ИТ. Но, на это должен быть выделен соответствующий бюджет. Бюджет для этого должен быть доступен, или потребуется выделение и согласование нового бюджета. Хорошо, предположим, что бюджет выделили. При этом, смета предполагаемой закупки может быть уточнена.

4) Отдел закупок. Все инициативы по закупке новых ИТ-активов обязаны проходить через существующие в компании правила проведения закупок. ИТ тоже. При этом, некоторые закупки могут походит по упрощенному формату, а некоторые только через тендерный комитет. На выходе либо уточненная смета для заключения контракта на закупку, либо для размещения тендера.

5) Тендерный комитет. Организация проведения обязательных тендеров для закупки определенного типа ИТ-активов только у победившего тендер поставщика. Тендер провели, выбрали поставщика.

6) Юридический отдел. Проработка контрактов/договоров для заключения с поставщиком.

7) Контрактный отдел. Заключение контрактов на закупку ИТ-активов, контроль исполнения контрактов. Также, возможно, рождение контрактов на поддержку закупленных ИТ-активов и отслеживание исполнения данных контрактов на поддержку.
Хорошо, допустим, контракт на закупку заключен, ушел на исполнение, под контролем.

8) Логистика. Отдел логистики отвечает за доставку закупленных ИТ-активов от поставщика на склад своей компании. Закупил, привез на склад, сдал закупленное оборудование и документы.

9) Склад. Должен сделать 4 действия: 1) принять ИТ-активы, складировать их в заранее зарезервированных местах; 2) принять документы и передать их в бухгалтерию; 3) назначить МОЛ (материально-ответственное лицо); 4) информировать ИТ о факте выполненной поставки (чтобы ИТ изменило статус уже учитываемых при планировании ИТ-активов и стало планировать свои ресурсы для ввода закупленных ИТ-активов в эксплуатацию).

10) Бухгалтерия. Принимает документы по факту выполненной поставки. Ставит ИТ-активы на бухгалтерский учёт, назначает правила амортизации ОС для «дорогих» ИТ-активов, списывает на расходы текущего периода для «дешевых» ИТ-активов. Сообщить финансистам о понесенных расходах и сроках амортизации ОС.

11) ИТ. Ввод ИТ-активов в эксплуатацию, учёт, контроль и сопровождение ИТ-активов в эксплуатации. А также, возможный ремонт ИТ-активов, дозакупка элементов, ПО и др.

12) Внешние поставщики. Могут участвовать в инсталляции ИТ-активов, а также в их поддержке по ходу эксплуатации. + работа нашего контрактного отдела.

13) Бухгалтерия. Бухучёт дозакупки и списания элементов ИТ-активов, контроль завершения срока амортизации ОС. Информирование финансового отдела о понесенных допрасходах и завершении амортизации ОС для планирования финансов и бюджетирования на следующий период.

14) ИТ, Внешние поставщики. Вывод ИТ-активов из эксплуатации, контроль выполненных работ, учёт понесенных затрат. Принятие решений куда ИТ-актив идёт дальше: перепродажа, спонсорская помощь, утилизация. Все согласно правилам, принятым в компании. Инициация соответствующих действий.

15) Отдел по взаимодействию с 3ми лицами. Передача выведенных из эксплуатации ИТ-активов 3м лицам. (перепродажа по остаточной стоимости или спонсорская помощь учебным заведениям). Оформление требуемых документов.

16) Утилизирующие компании и контрактный отдел. Утилизация ИТ-активов, контроль исполнения контрактов на утилизацию.

17) ITAM менеджмент. Выделим их как отдельного участника общего хода дел (хотя их роли могут выполняться в рамках ИТ, в рамках финансового управления или быть распределенным по организации). Это те, что собирает «общую картину» и ведет управление ИТ-активами, строит и актуализирует сервисно-финансовую модель, которая помогает собрать и посчитать в цифрах всю информацию по понесенным финансовым затратам, проводить требуемые расчеты (TCO, себестоимость ИТ-услуг, ROI по ИТ-проектам и др.), фактически, позволяет подготовить понятную и прозрачную информацию по финансовым потока по ИТ-деятельности и принимать взвешенные управленческие решения по развитию ИТ, требуемых бюджетов или инвестиций.

Выше был расписан достаточно упрощенный пример. В реальной жизни несколько сложнее. Тем не менее, явно видно, ИТ – просто один из участников «общей картины». Да, ИТ может выступать инициатором наведения общего порядка, целостного и прозрачного использования и управления ИТ-активами. Но, однозначно, чтобы все работало необходимо организовать целостное и контролируемое взаимодействие разных бизнес подразделений и участвующих внешних поставщиков между собой, целостно, в едином.

Для успешной реализации проекта по организации целостного управления ИТ-активами при проработке процессов однозначно нужно учитывать деятельности всех участвующих бизнес-подразделений и грамотную ролевую модель, согласованную всеми участвующими бизнес подразделениями. Но, кто вас пустит в организацию совместных работ в другие бизнес подразделения?

Выход один: при инициации проекта однозначно нужна его поддержка с максимально «верха» управленцев организацией, кто имеет возможность влияния на все бизнес-подразделения и может призвать к сотрудничеству, мотивированный пониманием однозначных преимуществ и выгод работы целостного ITAM решения для своей организации.

Если вы видите явную необходимость, полезности реализации ITAM процессов для своей организации и горите желанием это сделать, и ваша команда это поддерживает – это здорово, но этого однозначно мало, сперва важно убедите руководство, что ITAM – нужен компании и заручитесь поддержкой руководства, с самого «верха». Тогда появляются шансы для создания целостного ITAM решения в вашей организации.

Это важно, но это только дает вам возможность начала пути. А дальше, предстоит серьезный путь разработки требуемых процессов, ролевых моделей, однозначно необходимой автоматизация процессов, обучение персонала, потом, важнейшим этапом является внедрение разработанных процессов в жизнь, с участием всех задействованных бизнес-подразделений. И, как «вишенка на торте» передача полученных инструментов и результатов их использования руководству. Но, это целый путь и уже отдельная и очень большая тема.

Более подробно о преимуществах целостного подхода в ITAM можно узнать на персональной демонстрации https://acomps.ru/services/uslugi-po-vnedreniyu/upravlenie-it-aktivami/